Ser ecológico es cada vez más fácil. La tendencia hacia reuniones más ecológicas se está afianzando por fin y los profesionales del sector de congresos y reuniones están aunando fuerzas para reducir, reciclar y reutilizar para limitar significativamente el impacto ambiental de los eventos.
La tecnología puede contribuir a este esfuerzo, reduciendo el uso del papel y por añadidura mejorando la eficacia. He aquí algunas maneras de las que la tecnología puede ayudar:
Antes de la reunión:
1. Las bases de datos electrónicas de espacios para reuniones
Durante años los directorios y folletos de los espacios para eventos han llenado los archivadores de los organizadores de reuniones. Existen bases de datos online que son gratuitas, mucho más completas y consultables (por ejemplo: www.mpoint.com, www.cvent.com, www.sitevisit.com), lo que elimina la necesidad de imprimir, enviar por correo y archivar tanto papel.
2. Las peticiones de propuestas electrónicas (RFPs en sus siglas en inglés) para reservar espacios para reuniones
Es habitual que los organizadores envíen por correo, fax o correo electrónico documentos Word “de archive plano” a los lugares de celebración cuando necesitan encontrar un espacio para reuniones. Estos métodos “basados en papel” tienen la desventaja de que se ha de volver a introducir la información en el sistema del lugar de celebración en cuestión. Esto requiere tiempo y reduce la fiabilidad. Existen herramientas online para pedir y reservar espacios para reuniones, tales como www.starcite.com. Meeting Site Resources (www.meetingsites.net) también ofrece un servicio similar que cumple totalmente con los estándares APEX.
3. Las reservas online de espacios para reuniones
Las herramientas online para reservar directamente espacios para reuniones, desde la petición hasta la contratación, empiezan a afianzarse, al menos por lo que se refiere a reuniones sencillas. MeetingBroker (www.meetingbroker.com) y Worktopia (www.worktopia.com) son dos empresas que proporcionan soluciones online que reducen el papeleo.
4. El uso del correo electrónico para promocionar reuniones y eventos
Los soportes impresos para promocionar eventos o lugares de celebración están ya muy desfasados. Con las nuevas técnicas de marketing online y de correo electrónico se puede llegar al público beneficiario de forma mucha más directa y barata que por medio de materiales promocionales que hay que imprimir y enviar por correo.
5. El uso de los blogs para promocionar reuniones y eventos
Los blogs se pueden utilizar para promocionar los eventos (por ejemplo, www.emergeblog.com) y crear una comunidad dentro de las asociaciones (http://www.mpiweb.org/cms/mpiweb/blog/blog_landingpage.aspx), sin tener que recurrir al papel.
6. Las visitas de inspección virtuales
Las vistas panorámicas virtuales y los mapas web interactivos de las instalaciones de espacios para reuniones pueden ayudar a los organizadores hacer una criba de las opciones sin tener que visitar cada uno de los potenciales lugares de celebración. Esto ahorra tiempo y reduce los gastos de viaje y, de paso, el impacto ambiental. Unos buenos ejemplos son: http://www.swan-dolphin.com/ipixhtml/360tour.html y http://www.mtccc.com/imapdata/mtcc.html.
7. Los estándares APEX (www.conventionindustry.org/apex) tienen como objetivo reducir los métodos de comunicación ineficaces, basados en el papel, entre organizadores y proveedores mediante el desarrollo de estándares electrónicos para las RFPs, los perfiles de los lugares de celebración, las especificaciones técnicas, los informes post evento, la terminología y los contratos.
8. Las especificaciones técnicas electrónicas
El intercambio electrónico de datos (EDI en sus siglas en inglés) es mucho más eficiente que los métodos basados en el papel para transmitir las especificaciones técnicas de una reunión. En la actualidad, los organizadores envían a los lugares de celebración documentos “de archivo plano” (es decir, archivos Word) con dichas especificaciones. Hay que imprimir estos documentos y volver a introducir los datos en el sistema de gestión del lugar en cuestión para generar pedidos que se imprimen y se envían al organizador para que los firme. Si las dos partes implicadas pueden tener acceso a la misma página web, esto reduciría el uso de papel y el esfuerzo que implica, además de aumentar significativamente la rapidez y fiabilidad de las gestiones de este tipo. También hace que cualquier cambio o actualización sea mucho más fácil de gestionar. Una de las metas de APEX es establecer estándares para que esto sea una realidad. Mientras tanto, los organizadores y lugares de celebración que utilizan el sistema de Ungerboeck (www.ungerboeck.com) pueden valerse del EDI.
9. Las herramientas online de gestión de abstractos y conferenciantes
Algunas reuniones grandes tienen miles de ponentes. La selección y gestión de dichos ponentes puede ser una tarea hercúlea, que genera una gran cantidad de papel y requiere muchas horas de dedicación por parte del personal y de los miembros de la asociación. Los sistemas de gestión online de abstractos y conferenciantes pueden eliminar la necesidad de tanto papel y automatizar en gran parte este proceso. También pueden gestionar las biografías, las fotos, los apuntes y los requerimientos audiovisuales de los ponentes. Ejemplos de estos sistemas incluyen www.preciscentral.com y www.owpm.com.
10. Los wikis para la organización de eventos
Los sitios web colaborativos (wikis) ayudan a los organizadores y lugares de celebración a trabajar juntos y a estar en el mismo sitio electrónicamente hablando. Por ejemplo, Google Docs (docs.google.com) proporciona gratuitamente hojas de cálculo colaborativas, que pueden servir como excelentes herramientas de gestión de proyectos.
11. La inscripción y confirmación online sin papel
La inscripción online es la aplicación líder para el sector de congresos y reuniones. Comparada con el método de inscripción convencional en la que se utilizaban formularios impresos, se procesaban manualmente los talones o pagos con tarjeta y se enviaban las confirmaciones por correo, estos sistemas reducen los costes y el gasto de papel en más de un 90%, mientras que al mismo tiempo mejoran la atención al cliente y la fiabilidad. Hay más de 200 productos de inscripción online en www.corbinball.com/bookmarks.
12. La gestión online del alojamiento y de reservas en bloque
La gestión de reservas en bloque (sobre todo para eventos de gran envergadura) es a menudo una tarea que conlleva el uso de mucho papel y el envío de una gran cantidad de faxes, lo que no proporciona a los organizadores, los lugares de celebración o los convention bureaus una vista general del proceso en tiempo real. Las herramientas de gestión de reservas en bloque, tales como Passkey (www.passkey.com) o Travel Planners (www.tphousing.com) o aquellas herramientas de gestión alojadas en la web, tales como Certain (www.certain.com), Cvent (www.cvent.com), eMeetingsOnline (www.emeetingonline.com) o ePly (www.eply.com), así como otras muchas, pueden gestionar electrónicamente estos bloques de forma mucho más eficaz. Estas herramientas pueden también gestionar otras tareas relacionadas, como emparejar a compañeros de habitación.
13. La gestión de viajes y expedición de billetes electrónicas
Las aerolíneas llevan algún tiempo fomentando las reservas online y los billetes electrónicos, ya que es bastante más barato que expedir billetes impresos. Las herramientas alojadas en la web para la gestión de viajes de empresa y eventos, como Cliqbook (www.Concur.com/Travel), proporcionan herramientas interactivas de reserva para los asistentes a reuniones y eventos de empresa, lo que ahorra dinero y papel.
14. La gestión online de incentivos
Los incentivos son una muy buena manera de reconocer el esfuerzo de comerciales que alcanzan metas. Las herramientas alojadas en la web como www.incentivelogic.com pueden ayudar a empresarios y a empleados a hacer un seguimiento de estos programas de incentivos y a aumentar su impacto, y al mismo tiempo reducir la cantidad de papel necesaria para gestionarlos.
15. La gestión online de proyectos
Las herramientas de gestión online de proyectos son útiles para gestionar reuniones. Una de las herramientas disponibles, que es esencialmente gratuita, es www.itensil.com, que incorpora la gestión de flujo de procesos y la gestión electrónica de documentos, entre otras prestaciones, lo que ahorra papel y esfuerzo.
Fuente: www.eventplannerspain.com
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