31. Los kioscos para descargar los catálogos de exposición
He aquí una idea para reducir el uso de papel en las ferias de muestras: darles a todos los asistentes un lápiz de memoria con el directorio de productos; para luego prohibir todos los catálogos impresos. La solución reside en dotar el recinto de kioscos donde los asistentes pueden descargar en formato PDF la información que más les interese.
32. Las entradas electrónicas
Las entradas electrónicas pueden eliminar la necesidad de las de papel en algunos eventos.
33. La comunicación de campo cercano para inscripciones y contactos comerciales
La comunicación de campo cercano (NFC) es un estándar de telefonía móvil en Europa para realizar pagos e intercambiar datos de contacto (http://en.wikipedia.org/wiki/Near_Field_Communication). Cuando se adopte en los Estados Unidos, esta tecnología se podrá utilizar para la expedición de billetes electrónicos, para rellenar formularios electrónicos en kioscos automatizados, y para la recopilación de datos sobre clientes potenciales. Es posible que los métodos existentes para el intercambio de datos comerciales (incluyendo las tarjetas de visita, los lectores de banda magnética y los escáneres de códigos de barras 2D para leer los datos de las etiquetas en las ferias de muestras) se vuelvan obsoletos.
34. Las subastas electrónicas
Por medio de herramientas alojadas en la web, con pujas y pagos automatizados, se pueden racionalizar las subastas que se realizan durante los eventos y hacer que lleguen a un público más amplio.
35. La señalética digital
Los eventos grandes suelen generar cientos o incluso miles de señales. Estas señales son caras, cuya gestión es intensiva en mano de obra, y casi siempre se tiran después del evento. El desarrollo del software para la señalética digital y el abaratamiento de las pantallas planas hacen que la señalética digital sea la elección más ecológicamente responsable, además de impulsar el branding de muchos organizadores y lugares de celebración. (http://www.envisionmedia.com/digital_signage.php). Es frecuente que las señales digitales se gestionen centralmente en un entorno de red, así que los contenidos y los cambios se realizan en un abrir y cerrar de ojos.
36. La disposición de asientos para banquetes
La disposición de asientos para banquetes suele ser una tarea intensiva en mano de obra, con uno o dos trabajadores temporales haciéndolo a mano sobre un gran plano de papel. La tecnología facilita otros métodos electrónicos más eficaces para realizar esta tarea sin papel (www.perfecttableplan.com/).
37. El seguimiento de unidades de educación continua
El seguimiento de unidades de educación continua (UEC) o de educación médica continua (EMC) siempre se ha hecho con métodos basados en el papel, tanto con hojas de registro en el lugar de celebración como en la aplicación y seguimiento de los datos generados por dichas unidades. Las empresas como AllianceTech (www.alliancetech.com) y Sherpa (www.sherpa-solutions.com) proporcionan sistemas de identificación por frecuencia de radio que monitorizan la asistencia a sesiones por medio de un pequeño chip de ordenador incorporado en las etiquetas de los asistentes, lo que ahorra dinero, tiempo y los inconvenientes de los sistemas basados en el papel.
Post evento:
38. La medición del rendimiento de la inversión
El auténtico valor de las reuniones reside en el rendimiento de la inversión (ROI) o el rendimiento de los objetivos (ROO), que en el pasado era muy difícil de medir, puesto que se utilizaban cuestionarios impresos para recopilar los datos. Empresas como MeetingMetrics (www.meetingmetrics.com) proporcionan herramientas sistematizadas alojadas en la web para medir RIO, ROO y otros parámetros utilizados para calibrar el éxito de una reunión, desde su planificación hasta después de su celebración, además de permitir la comparación de eficacia de un año a otro.
39. La conciliación electrónica de cuentas
La conciliación de cuentas suele ser una tarea en la que se invierte mucho tiempo y papel. Hay que verificar que todas las facturas –que suelen ser de papel– de cada uno de los gastos generados por una reunión coinciden con el código presupuestario en cuestión, antes de efectuar el pago con un talón de papel. Para muchas corporaciones, el coste de este proceso sobrepasa a menudo los cien dólares por talón. La conciliación electrónica puede ahorrar mucho tiempo, papel y dinero. Dos empresas (AMEX con StarCite — www.starcite.com y Visa con Arcaneo — www.arcaneo.com) proporcionan sistemas de conciliación de cuentas pagadas por tarjeta.
40. Las descargas MP3 para las grabaciones de conferencias
Durante años se utilizaban los casetes o CDs para las grabaciones de conferencias. Existen empresas como Conference Archives (www.conferencarchives.com) que están sustituyendo estas grabaciones por archivos digitales en formato MP3, que se pueden previsualizar y descargar desde un sitio web para luego visualizarlas en un ordenador o iPod. Puesto que no es necesario ningún tipo de formateo previo, como en el caso de los CDs, el tiempo de despacho es mucho más rápido.
41. Los informes post evento
La iniciativa de los estánderes APEX también podría ser de gran ayuda en este apartado. En la actualidad se puede descargar una plantilla en formato Word de http://www.conventionindustry.org/apex/acceptedpractices/posteventreport020706.doc. No obstante, los archivos Word constituyen un método muy malo para transmitir y archivar datos. Mediante el estándar APEX se deben implementar los métodos de intercambio electrónico de datos (EDI) para importar estos datos a una base de datos que se pueda archivar electrónicamente, analizar, compartir y comparar de un año a otro. Esto aumentará mucho la eficacia, al tiempo que eliminará la necesidad de archivar documentos impresos.
Alternativas:
42. Las videoconferencias
Las reuniones presenciales funcionan en parte por los gestos y las indicaciones visuales que se realizan entre asistentes durante el networking y las presentaciones. Sin embargo, debido al encarecimiento de los viajes y su impacto ambiental, se buscan alternativas para algunas de estas reuniones. Los sistemas de videoconferencia pueden ayudar a solucionar este problema. Desde el software de videoconferencia de baja gama (gratuito) como SightSpeed (www.sightspeed.com) hasta los sistemas de telepresencia de gama alta como www.cisco.com/telepresence o www.hp.com/halo, hay muchas alternativas a los viajes en avión para cruzar el país a fin de asistir a una reunión.
43. Las conferencias web
Del mismo modo, las empresas quieren reducir los viajes relacionados con las presentaciones y visitas comerciales, Las herramientas para conferencias web, como www.webex.com, www.vyew.com o www.gotomeeting.com, transmiten las presentaciones vía la web a los ordenadores de los asistentes, con prestaciones que incluyen diapositivas, audio, anotaciones y encuestas. Además, en los entornos virtuales multiusuario (MUVE), como Second Life (www.secondlife.com), los asistentes toman la forma de avatares que pueden interactuar y aprender los unos de los otros. Por ejemplo véase www.youtube.com/watch?v=hCYIOO30E5M.
44. Los Webcasts
Los eventos de uno a muchos (sesiones plenarias multitudinarias) pueden transmitirse por el streaming con audio y vídeo, lo que elimina la necesidad de viajar. Hay varias empresas que proporcionan este servicio, incluyendo muchas de las grandes empresas audiovisuales y empresas especializadas como Conference Archives (www.conferencearchives.com) y MAP Digital (www.mapdigital.com).
45. Las ferias de muestras virtuales
Las ferias de muestras virtuales también sirven para reducir los viajes para asistir a eventos presenciales y/o alargan la vida de las ferias reales. Existen empresas como InExpo (www.inexpo.com) que se especializan en reuniones y ferias de muestras virtuales, con salas para presentaciones, stands digitales, demostraciones de productos, regalos y merchandising, salas de chat, sistemas para recopilar los datos de contactos y clientes potenciales y mucho mas, y todo en un entorno web en 3D.
La tecnología para las reuniones puede ahorrar papel y reducir la huella de carbono que producen, y al mismo tiempo aumentar la eficacia sustancialmente. Éstas son sólo algunas de las formas que existen para conseguirlo.
Fuente: www.eventplannerspain.com
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La Fiscalía investiga a Unió Democràtica por pagos irregulares –
Buen artículo, ya deberían de ir implementando estas ideas para hacer eventos empresariales al más puro estilo ecológico aunque lo veo un poco complicado.