Los eventos pueden ser muy exitosos, pero puede ser intimidante hacer frente a la tarea de organizar uno desde cero. Aquí les dejo algunas ideas para darles una mano.
1. Planificación
• ¿Son adecuados el día y la hora para el evento? Comprueba que no se superponga con las vacaciones escolares, grandes acontecimientos deportivos, u otros acontecimientos locales de carácter similar, etc
• ¿Quién puede llegar a ayudar?
• ¿Qué tipo de evento que organizar? Quizá puedas visitar empresas o sitios web de organización de eventos para obtener algunas ideas. Trata de ser original pero práctico.
• Establecer un calendario para las tareas previas al evento
• ¿Cuánto esperas hacer? A partir del dinero disponible, elabora un presupuesto. Lista todos los posibles ingresos y los gastos. Entonces Piensa: ¿Merece la pena hacerlo?
2. El Presupuesto
La organización de un evento puede ser algo costosa. La siguiente es una lista de las cosas que deben tenerse en cuenta a pesar de que quizá no todas apliquen a la ocasión.
• Costo de la sede
• Todos los anuncios, carteles, folletos e incluso las entradas al evento
• Celebridades y /o artistas intérpretes o ejecutantes
• Recepción de los voluntarios y protagonistas del evento.
• Alimentos
• Bebidas
• Licencia para bebidas alcohólicas
• Transporte de invitados hasta / desde el evento
• Transporte de mercaderías y elementos necesarios hasta / desde el evento
• Limpieza e instalaciones especiales
• Iluminación
• Sistema de sonido
• Seguros
• Gastos imprevistos
• Apoyo de secretaría
• Salarios del Personal
• Presupuesto para cubrir posibles daños
• Flores / decoraciones
• Mínimo / máximo número de asistentes
Si te encuentras algo restricto /a por el presupuesto, puedes planificar con anticipación algunos, eventos previos para recaudar fondos para la preparación del gran evento. Por ejemplo, la venta de alimentos, algún patrocinador, donaciones de elementos para rifar, subastas, etc.
3. Marketing y publicidad
• ¿Hay necesidad de volantes y carteles? ¿Cuántos? ¿Quién va a encargarse de su diseño / impresión?
• ¿Dónde poner los folletos y carteles?
• ¿Cuánto cuesta? ¿Se puede obtener un descuento o un patrocinador gratis?
Fuente: www.editum.org