A continuación, enlisto los 5 tips mas efectivos para lograr un gran evento:
1) Pon tu meta
El primer paso para lograr un evento exitoso es tener siempre claro la razón para tu evento ¿que estas buscando? ¿Lucir tu producto? ¿entretener a tus invitados? ¿sorprender a tus clientes? ¿generar expectativa? Esto definirá el tono de tu evento y asegurara que no pierdas de vista tu objetivo. Es fácil perderte ya que estés en la fase de la organización del mismo.
2) Diseña
Imagina cual es la mejor manera de presentar tu evento ¿que mensaje quieres transmitir? Que tu producto es divertido , serio , novedoso o tradicional, ¿Como esto influye en la imagen de tu empresa? Los eventos son una herramienta de relaciones publicas muy efectiva y el mensaje es importante.
¿Para quién es el evento? ¿Que le gusta a tus invitados? Todas estas preguntas te aclararan el como vestir tu evento y que ofrecer a tus invitados.
En esta etapa es importante considerar tu presupuesto, es típico que en la oficina se tiren muchas ideas al aire (y lo peor, que le gusten al jefe!!!) para solo descubrir después que son poco viables para el presupuesto asignado. Es mejor partir de abajo e ir añadiendo después.
3) Planifica
Ya teniendo claro lo que quieres y cuanto vas a gastar, el siguiente paso es planificar, es tomar tus ideas y hacer un plan de cómo será tu evento, este es el punto mas importante de los cuatro, como decía mi abuelita, mas vale prevenir que lamentar.
Es muy importante que planees exhaustivamente , no dejes cabos sueltos y seas puntal en tu lista de pendientes, muy importante también es que utilices tu presupuesto de manera inteligente. Inteligente no significa gastar menos , si no gastar mejor. Me refiero a gastar en lo que vale la pena: que es mas importante, servir champaña francesa o tener un expositor de primera, que las invitaciones vengan en un sobre con papel importado o que Alejandro Fernández le cante al oído a la esposa de CEO de la compañía. Estas respuesta son diferente para cada evento, lo que es constante es que gastes en lo que se ve, se oye y se siente. Si tus invitados no lo ven, lo oyen o lo sienten, no vale la pena.
Como comentario trata de ser coherente con el evento, en un sinnúmero de eventos es típico ver discrepancias en los valores de producción la compañía gasto tanto en “el show” que tuvo que cortar en gastos en el cóctel y acabas viendo un show de primera y tomando “Ron Dudosa Procedencia” a la salida. Muy mal.
En este tema de planificar debo recomendar que si nunca has organizado un evento, busques la ayuda de una compañía o individuo que tenga EXPERIENCIA en el ramo (hay mucho improvisado, checa credenciales!). Es terrible cuando el jefe decide que Juanita tiene que organizar el evento anual y la experiencia de Juanita se limita a organizar cumpleaños en su casa donde, por cierto, siempre faltan servilletas y la comida siempre esta fría.
Mi segunda recomendación es DELEGAR, el mundo de los eventos esta repleto de hombres-orquesta : “Te presento a Manuelito que va a coordinar el registro de invitados, va mandar las invitaciones, a cocinar los canapés , a dar el discurso de bienvenida y a recoger a los exponentes después de que termine de colgar la ambientación” este, es el error mas común. El resultado es siempre caos, estrés y un evento fallido.
Si tu estas organizando y tienes experiencia, que mejor, de todas maneras DELEGA.
Tercera recomendación: dos y dos no son cuatro: No es lo mismo 100 invitados que 500 ni 1000. No es lo mismo organizar un desfile de modas que una presentación de producto. He visto muchas veces el vicio de repetir las mismas ideas para eventos distintos, esto nunca funciona y desemboca en eventos aburridos y poco atendidos. Cada evento debe de ser único y sobre todo MEMORABLE.
Un punto que frecuentemente olvidan mis clientes es la convocatoria. He visto compañías gastar millones de pesos en un evento para que el mero día lleguen los de la oficina y su esposas.
Siempre invita puntualmente (dos semanas MINIMO) y confirma tres días antes.
4) Ejecuta
Ya tienes tu concepto, tu presupuesto y tu plan ahora lo que queda es ejecutar tu plan. En el camino prepárate para ser flexible, seguramente siempre tendrás que cambiar algo de tu plan original. La recomendación es siempre tener un respaldo en todo, así, si algo te falla , no te meterás en problemas.
Algo que siempre agradecerán tus proveedores es la transparencia en el trato, nunca prometas algo que no podrás cumplir ( te voy a traer mas eventos, te voy a recomendar con…, te pago el día del evento.. etc.) un proveedor bueno siempre estará dispuesto a ayudarte y resolverte problemas pero no prometas si no puedes cumplir.
5) Disfruta y evalúa
El día del evento piensa que tienes invitados en la casa y trátalos como tal, ponte el sombrero de anfitrion, el trato personalizado y la atención que tengas para tus invitados hara la diferencia hasta en el caso y no dejes que a tus invitados les haga falta nada y trata de relajarte para no ser el anfitrion neurotico que espanta a los invitados.
Por ultimo evalúa un mes después , que salio bien que cambiaras la próxima vez , que dijeron tus invitados y el mas importante de todos:
¿ Lograste tu objetivo? En eso… solo la almohada y tú.
Fuente: patpabellondealtatecnologia.blogspot.com
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