Desde los años setenta está demostrado que existe una clara conexión entre emoción y aprendizaje, quedando demostrado que sin esta primera el aprendizaje es muy difícil de digerir. En pocas palabras, mientras más fuerte sea la emoción, más eficaz es el proceso de aprendizaje.
Este principio, en nuestro mercado, se puede traducir como: Mientras más impactante sea tu evento, más claro, contundente y efectivo será tu mensaje.
Por lo tanto, cuando una empresa o corporativo organiza, ya sea un congreso, seminario, viaje de incentivo, estudio de tendencias, presentación de estrategias y/o productos, lo hace, principalmente, con la idea de entablar una comunicación directa tanto con su propia gente, como con sus clientes y proveedores. Pero, quizá inconscientemente, lo que realmente está haciendo es reunir en un mismo tiempo y espacio a la emoción con el aprendizaje, logrando con esto crear el tipo de experiencias que repercuten directamente en la manifestación clara de los objetivos.
El amalgamar la experiencia con la emoción influye directamente en nuestros parámetros de pensamiento y comportamiento, generando códigos de conducta que directamente influenciarán en nuestras actividades, ya que un código de conducta es, en pocas palabras, nuestra actitud diaria ante la vida, el trabajo, nuestra familia, nuestro entorno, etc. y estos pueden ser tanto positivos como negativos.
Un ejemplo muy sencillo sobre el desarrollo de un código de conducta, conocido también como impronta, a través de un evento, es el que a continuación te comentamos:
Hace algunos años, un cliente nuestro tenía un serio problema de puntualidad dentro de su empresa en la mayoría de sus áreas, fue un problema que no se atacó a tiempo, se dejó crecer, y se convirtió en un mal hábito generalizado. La solución fue la siguiente: Con poco más de cuatro meses de anticipación se estuvo promocionando la convención anual y nos enfocamos en despertar una gran expectativa, aun mayor, que en años anteriores. Cuando llegó el gran día, durante el primer día de convención, se les informó a los presentes (120 ejecutivos) que el hotel en el que estábamos sólo era el punto de encuentro, que la verdadera convención se realizaría en tres yates que se contrataron para la ocasión y en los cuales se desarrollaría el gran evento, el cual incluía varias actividades realmente interesantes. La algarabía y el júbilo no se hicieron esperar. Antes de finalizar la reunión les avisamos que los camiones, que los llevarían a la Marina para abordar los yates, saldrían del loby del hotel al otro día a las 8:00 am en punto. Pocos pusieron atención a ese detalle, y si lo hicieron, no lo tomaron en cuenta, como ya era su costumbre. Al otro día, a las 8:00 am en punto, un solo camión se puso en marcha, solamente con 26 pasajeros en su interior. Como se imaginaran 26 ejecutivos de la empresa gozaron de uno de los mejores fines de semana de su vida, mientras otros 94 se quedaban en el hotel tomando so y grandes tragos de bilis.
Después de este evento, la impronta, o código de conducta sobre la puntualidad quedó arraigada, tanto positiva como negativamente en la mayoría de los asistentes. Obviamente este trabajo se afianzo con una sutil campaña interna tras la convención y, tres meses después, la puntualidad general había mejorado en un 87 %.
Esta experiencia demuestra dos cosas; primera, que cuando sufres una experiencia realmente fuera de lo cotidiano puede quedar grabada en tu mente por siempre, y segunda, que la experiencia adquirida por una fuerte emoción modifica, consciente y subconscientemente, tu conducta.
Aunque el negociar y escoger el hotel, así como asegurarse de que sus instalaciones sean las adecuadas conforme a las necesidades, sea de por sí ya una ardua labor, donde los contactos y alianzas son indispensables, la tarea de una auténtica agencia de Meeting Planners no se limita a eso. Durante un evento existen un sin fin de detalles que hay que cuidar y cubrir a la perfección para que todo, en conjunto, cause el impacto positivo deseado, logrando con esto que la inversión del cliente no se limite a unos días en que su personal o clientes se la pasaron bien, sino que cada peso que dedique a su evento se convierta en un eficaz detonante de productividad, en todas las áreas deseadas.
Así que, sin duda alguna, un evento es una de las mejores inversiones que se pueden hacer, incluso resulta ser más fructífera que invertir en publicidad tradicional. Empero, si esté no está bien planeado y organizado, con una logística, imagen y manejo de medios adecuada, puede salir contraproducente, convirtiendo la inversión en gasto y la proyección en publicidad negativa de alto impacto para los anfitriones. De ahí la importancia de contratar a profesionales en la materia, y sobre todo, a agencias de Meeting Planners que no se limiten a los contactos, sino que dentro de su plataforma cuenten con el personal y los departamentos especializados para planear, estructurar y desarrollar las estrategias adecuadas a las exigencias del mercado y a las necesidades de sus clientes.
Así que, la respuesta a la pregunta que aparece como título es:
Cuando es lo suficientemente impactante para dejar huella en la mente y los corazones de todos los asistentes.
José María Pumarino
Director General
Actitud S.A. de C.V
Meeting Planners & Marketing
Otra vez en evento publicitario… digo tecnico..
Video: AMV publicitario del evento de Animefest 2011. …
México, apenitas… Como sinodal Norcorea fue un chiste; más que juego de preparación, parecía evento publicitario. Por eso fallamos :-/
¿¿?? ¿¿Acabo de ver a Fernando Alonso tocando la Txalaparta en un evento publicitario de Silestone?? O_o
Esta noche, evento de SONY, producido totalmente por AUDIO PUBLICITARIO, Restaurante 7 – 16 en Usaquen – Bogotá