Todo congreso o convención necesitará de un equipo humano encargado de su gestión. Entre éstos, los más imprescindibles son:
· Director de Congreso: Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicación en reuniones periódicas con los directores de cada subgrupo.
· Jefe de Prensa: Que según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa.
· Jefe de Relaciones Humanas: Se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajarán en el evento, manteniendo un clima de trabajo armónico. También estará a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro como fuera del evento.
· Presentador: Podrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de las conferencias así como también hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones.
· Promoción: Se encarga de afiches, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. Además de conseguir auspiciantes que sostengan el evento.
· Economía: Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, así como mantener el evento dentro del presupuesto. También se encarga de la inscripción de los participantes.
· Protocolo: Se encarga de velar por la correcta imágen del evento, ésto va desde el arreglo del local, atender a los invitados, velar por el orden el día del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargará de guiar al personal auxiliar de salas, y a la seguridad contratada.
· Seguridad: Deberá velar por la seguridad de los asistentes.
· Personal auxiliar de Salas: Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse cargo del micrófono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.
Inauguración y Desarrollo del Evento Comenzaremos el congreso con una rueda de prensa o con una cena de presentación en la que participarán todos los asistentes y los cargos directivos del congreso.
Tras el acto anterior daremos inicio con una inauguración donde se podrá hacer la presentación de los directivos y dar lectura al programa del evento.
Un buen final y la despedida La finalización de un congreso tiene la misma trascendencia que su inicio, por ello una de las soluciones más adecuadas sería la de convocar a los medios de comunicación e invitarlos a un cócktel de despedida, donde se suele hacer un balance del evento y si éste tiene una periodicidad establecida, hacer las invitaciones para el próximo evento.
En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia, también se podría dar algún souvenir representativo de la Ciudad en agradecimiento de la participación en el acto. En la medida de lo posible sería un buen gesto entregar un pequeño detalle al acompañante.
Un último detalle formal consistiría en hacer llegar por correo a cada asistente una carta firmada por el director agradeciéndole nuevamente su participación.
Fuente: www.expoferiasyeventos.com.ar