Pasos a seguir para planificar la realización de un evento

Como en cualquier proyecto, para la realización de un evento, feria o exposición es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho riesgo de no alcanzar el éxito o de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos.

Planificar un evento y/ o exposición requiere de las mismas estrategias que cualquier otro proyecto. La planificación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.

Ese plan debe convertirse en una estrategia específica y consistente, representada por acciones concretas. También debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos específicos. Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento que permitan evaluar los avances y los resultados.

Un evento no planificado, si tiene éxito, será producto de la casualidad.

La selección y concepción específica de un evento o exposición y el tener un propósito claro y concreto son cruciales para tener éxito en su realización.

Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco interés y pueden ocasionar pérdida de imagen y dinero y ser muy costoso.

El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la elaboración del plan.

Muchos planes fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tienen que hacerlos realidad. Por eso para una buena planificación el grupo organizador requiere conocer la misión, objetivos, políticas, procedimientos, programas, presupuestos, logística, estrategias y tácticas.

Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar un proceso de trabajo debidamente planificado para tener una mayor capacidad de respuesta y realizar eventos con calidad.

La planificación general de un evento debe incluir:

• La definición de los objetivos generales y específicos.

• Las políticas generales.

• La temática del evento.

• El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes.

• La estructura de organización y la distribución de funciones.

• La formación, organización y programa del grupo de trabajo.

• La mecánica de trabajo y su realización (procedimientos).

• Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero.

• La contratación de lugares y servicios.

• Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos.

• La asignación de responsabilidades y las fechas de ejecución.

• Las proyecciones de ventas y beneficios.

• Las estrategias de comercialización y difusión.

• El control de la aplicación de recursos por actividad.

• Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y soluciones.

• La capacitación de los organizadores y personal de apoyo.

• La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión, control y evaluación.

• Elaboración de la lista de seguimiento.

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